Sistema de Gestión Documental
Perfilado de sección
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El Módulo 1 de generación de documentos en Quipux se centra en enseñar a los usuarios a crear y gestionar documentos internos y externos, incluyendo el registro de nuevos documentos, la asignación de destinatarios y remitentes, la categorización (tipo, asunto, urgencia) y la redacción del cuerpo, utilizando herramientas como el editor de texto y los formularios para buscar usuarios y definir destinatarios, todo para optimizar la gestión documental y la respuesta a requerimientos ciudadanos a través de un sistema web.
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El Módulo II de Quipux se centra en el registro de documentos externos, enseñando al personal de atención al público a recibir, digitalizar y cargar la documentación física de ciudadanos o entidades, para luego registrarla en el sistema, asignar un código de seguimiento y despachar al área responsable, generando comprobantes para el ciudadano, quien puede monitorear el trámite en línea.
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El Módulo III de Quipux se centra en la Firma Electrónica, enseñando cómo los usuarios (funcionarios y ciudadanos) pueden firmar digitalmente documentos dentro del sistema, usando herramientas como Tokens, Archivos o biometría, asegurando la autenticidad e integridad de los documentos mediante el proceso de FirmaEC para trámites oficiales, incluyendo la configuración inicial y el envío de documentos con validez legal, mejorando la gestión documental digital.
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El Módulo 4 de Administración en Quipux se centra en las funciones de gestión de usuarios, perfiles, permisos y seguridad del sistema, permitiendo al administrador controlar quién accede, qué puede hacer (crear/modificar documentos, ver bandejas, etc.), y la configuración de la seguridad como el cambio de contraseñas, esencial para la correcta operación y protección de la información documental electrónica de la institución, como se describe en los videos de la plataforma.
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